La hoja de trabajo es una herramienta
contable considerada como un borrador de trabajo para el contador,
que permite al usuario poder observar el ajuste de los saldos, de las cuentas en las cuales se haya obtenido
algún error, a la vez permite analizar los movimientos en los cargos y abonos.
Es un documento extracontable, que utilizan los contadores y administradores para determinar, antes de registrar en los Libros de Contabilidad, los asientos de aquellas cuentas que deben ser ajustadas, así como el costo de las mercancías vendidas y utilidad o pérdida del ejercicio, información esta que nos servirá de base para realizar los asientos de cierre.
Además, con la información que nos presenta la Hoja de Trabajo preparamos los Estados Financieros clasificados sin ninguna dificultad, por otra parte, la hoja está conformada por una serie de columnas: Balance de Comprobación, Entrada de Ajuste, Balance Ajustado, Costo de Venta; Ganancias y Pérdidas y Balance General, la cual permite clasificar todas las cuentas: Reales y Nóminas.
Es un documento extracontable, que utilizan los contadores y administradores para determinar, antes de registrar en los Libros de Contabilidad, los asientos de aquellas cuentas que deben ser ajustadas, así como el costo de las mercancías vendidas y utilidad o pérdida del ejercicio, información esta que nos servirá de base para realizar los asientos de cierre.
Además, con la información que nos presenta la Hoja de Trabajo preparamos los Estados Financieros clasificados sin ninguna dificultad, por otra parte, la hoja está conformada por una serie de columnas: Balance de Comprobación, Entrada de Ajuste, Balance Ajustado, Costo de Venta; Ganancias y Pérdidas y Balance General, la cual permite clasificar todas las cuentas: Reales y Nóminas.
Características
Las características
principales que identifican a una hoja de trabajo son:
- Exponen saldos de cuentas
proporcionados por el balance de comprobación.
- Se prepara y emite
periódicamente. La periodicidad desde el punto de vista fiscalizador es
cada año, sin embargo es recomendable emitir mensualmente.
- No tiene columna destinada
para fecha en razón de prepararse periódicamente. Muchas de sus cuentas
integrantes requieren de ajustes para una adecuada exposición. Sirve de
base para la preparación de estados financieros.
- No incluye asientos de ajuste,
razón por la cual, la situación patrimonial y financiera como también los
resultados obtenidos no está debidamente expuestos.
Objetivo
La hoja de
trabajo se elabora con la finalidad de verificar la exactitud de los registros contables, hacer
las correcciones necesarias en el momento más oportuno, llevar a cabo los
ajustes correspondientes y ordenar la información para presentar los estados
financieros, los cuales son importantes por la información que en ellos se
maneja y que logran revelar el comportamiento de una organización.
Contenido
A través de la hoja de trabajo se realiza todo el proceso de elaboración
de los estados financieros, desde la emisión del balance de comprobación
preliminar hasta la presentación de las cifras definitivas. Una hoja de trabajo
consiste en una hoja de contabilidad con varias columnas, las cuales contienen
encabezados que tienen un objetivo específico por cada columna. Estas columnas son
las siguientes:
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La Doble Columna del Balance de Comprobación
La primera doble columna que encontramos en la Hoja de Trabajo da cabida al Balance de Comprobación, el cual se forma trasladando los saldos de las cuentas del Mayor a la citada doble columna, de acuerdo al tipo de saldos, deudor o acreedor.
La primera doble columna que encontramos en la Hoja de Trabajo da cabida al Balance de Comprobación, el cual se forma trasladando los saldos de las cuentas del Mayor a la citada doble columna, de acuerdo al tipo de saldos, deudor o acreedor.
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La Doble Columna para las Entradas de Ajustes
La siguiente doble columna corresponde al registro de los diferentes ajustes de las cuentas que así lo requieran, a fin de reflejar la verdadera situación de dichas cuentas.
La siguiente doble columna corresponde al registro de los diferentes ajustes de las cuentas que así lo requieran, a fin de reflejar la verdadera situación de dichas cuentas.
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La Doble Columna del Balance Ajustado
La siguiente doble columna da cabida a la presentación del Balance Ajustado que no es más que el anterior Balance de Comprobación pero con sus cuentas ajustadas a la realidad económica del momento.
La siguiente doble columna da cabida a la presentación del Balance Ajustado que no es más que el anterior Balance de Comprobación pero con sus cuentas ajustadas a la realidad económica del momento.
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La Doble Columna del Costo de Ventas
La doble columna siguiente corresponde a la determinación del Costo de Ventas, la cual recibe los saldos de todas las cuentas que concurren a determinar el Costo mencionado, basándose en la siguiente fórmula: Costo de ventas = Inventario de mercancías al comienzo del período + las compras- devoluciones y rebajas en compras - Inventario al final del período.
La doble columna siguiente corresponde a la determinación del Costo de Ventas, la cual recibe los saldos de todas las cuentas que concurren a determinar el Costo mencionado, basándose en la siguiente fórmula: Costo de ventas = Inventario de mercancías al comienzo del período + las compras- devoluciones y rebajas en compras - Inventario al final del período.
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La Doble Columna de Ganancias y Pérdidas
En esta doble columna se van a registrar todos los montos de las Cuentas Nominales que no hayan dejado sus saldos en las columnas del Costo de Ventas, a excepción de la Cuenta de Costo de Venta que constituye un Egreso, a fin de determinar la Ganancia o Pérdida del Ejercicio Económico que estamos realizando.
En esta doble columna se van a registrar todos los montos de las Cuentas Nominales que no hayan dejado sus saldos en las columnas del Costo de Ventas, a excepción de la Cuenta de Costo de Venta que constituye un Egreso, a fin de determinar la Ganancia o Pérdida del Ejercicio Económico que estamos realizando.
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La Doble Columna del Balance General
Esta doble columna estará constituida por todos los saldos de las cuentas reales; de las cuales como es lógico no se han registrado los saldos en las columnas del Costo de Ventas en el de Ganancias y Pérdidas; a excepción de la Cuenta Inventario Final, la cual fue utilizada únicamente para determinar el Costo de Ventas y la Utilidad o Pérdida del Ejercicio.
Esta doble columna estará constituida por todos los saldos de las cuentas reales; de las cuales como es lógico no se han registrado los saldos en las columnas del Costo de Ventas en el de Ganancias y Pérdidas; a excepción de la Cuenta Inventario Final, la cual fue utilizada únicamente para determinar el Costo de Ventas y la Utilidad o Pérdida del Ejercicio.
Bibliografias
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